Verzekeringsmaatschappij eist kopie identiteitsbewijs, mag dit? (met actueel naschrift 13 februari 2014)
9 januari 2014
Vraag nummer: 36948
Geachte heer Van der Putten,
Vanuit onze dienstverlening verzorgen wij mede de afhandeling van begrafenispolissen.
Sinds enige tijd is er een verzekeringsmaatschappij die standaard vraagt een kopie legitimatiebewijs van de ondertekenaar van de akte van cessie mee te zenden.
We hebben hier grote moeite mee, het voelt niet goed om dit te doen.
Om ons heen worden wij gewaarschuwd voor identiteitsfraude. Een belangrijke waarschuwing daarbij is om geen kopieën van legitimatiebewijzen te laten maken.
Als een nabestaande een akte van cessie tekent zijn wij er als begrafenisverzorger verantwoordelijk voor dat dit door de juiste persoon gebeurt. (anders zou het valsheid in geschrifte zijn).
Het argument om zo de handtekening te kunnen controleren lijkt ons vergezocht.
Mag de verzekeringsmaatschappij dit eisen?
Begrafenisverzorging XX
Antwoord:
Geachte heer,
De verzekeringsmaatschappij mag dit niet eisen. Het is onverstandig om een kopie van het legitimatiebewijs van de ondertekenaar mee te zenden.
Op de site www.rijksoverheid.nl staat: "Een bedrijf of instelling mag niet van u eisen dat u uw identiteitsbewijs laat kopiëren, tenzij u er wettelijk toe verplicht bent. Als er geen wettelijke verplichting is, vraag dan waarom het noodzakelijk is dat u een kopie van uw identiteitsbewijs afgeeft. Het noteren van het soort identiteitsbewijs en het nummer van het identiteitsbewijs is vaak voldoende om u te legitimeren."
Over het risico van identiteitsfraude staan vele waarschuwingen op de site van de Rijksoverheid. Bijvoorbeeld http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/paspoort-en-identificatie/identiteitsfraude/toolkit-misbruik-kopieen-identiteitsbewijzen
"Toolkit misbruik kopieën identiteitsbewijzen
Iedereen met een identiteitsbewijs kan met identiteitsfraude te maken krijgen. Fraudeurs maken vaak gebruik van de kopieën van identiteitsbewijzen. De meeste burgers zijn zich niet bewust van het risico dat zij lopen als zij een kopie afgeven."
Mij lijkt dat u betrokkenen op deze risico's kunt wijzen en hen adviseert geen kopieën te vragen en geen af te geven.
Als het de verzekeringsmaatschappij alleen om de handtekening te doen is, zou men kunnen overwegen om een kopie te vragen/geven, waarop 1) het BSN-nummer(s) onleesbaar is gemaakt, 2) de foto onherkenbaar is gemaakt en 3) waarop voorts een groot kruis is gezet of waar groot en vet op is geschreven 'Alleen voor verzekeraar X, op datum Y' om ander gebruik van de kopie te voorkomen.
Zoals ik in andere recente vragen ook al opmerkte: geef nooit BSN-nummers af. Niet aan bedrijven, maar ook de gemeente mag ze niet vragen. Althans niet in het kader van begraven of cremeren.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
------
Naschrift.
Vandaag (13 februari 2014) kwam het College bescherming persoonsgegevens (CBP) met een persbericht over deze materie onder de kop: Bedrijven vragen om kopie paspoort in strijd met de wet. Adviezen op de overheidssite mijnprivacy.nl komen in grote lijnen overeen met wat ik hierboven al adviseerde.
Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) constateert dat bedrijven in verschillende sectoren nog steeds in strijd met de wet om een kopie van een identiteitsbewijs vragen. De afgelopen tijd heeft het CBP meer dan 1.000 signalen ontvangen die te maken hebben met het kopiëren van identiteitsdocumenten. In sectoren uiteenlopend van de evenementen- tot de hotelbranche vragen bedrijven om een kopie van het paspoort. Het CBP heeft naar aanleiding van de signalen met verschillende organisaties contact opgenomen en hen ertoe bewogen hun beleid of hun communicatie over het kopiëren van ID-bewijzen aan te passen. “Natuurlijk moeten bedrijven kunnen controleren of hun klanten zijn wie ze zeggen dat ze zijn. Maar stapels kopietjes van paspoorten is bijna vragen om identiteitsfraude. Met grote financiële en maatschappelijke gevolgen voor burgers”, zegt Wilbert Tomesen, collegelid van het CBP. De onderzochte bedrijven hebben hun werkwijze aangepast en de overtredingen beëindigd. Het optreden van het CBP heeft er ook toe geleid dat de Belastingdienst en Transport en Logistiek Nederland bedrijven juist informeren over kopie paspoort.
Het CBP heeft in juli 2012 richtsnoeren gepubliceerd voor het gebruik van 'kopietjes paspoort' in de private sector om de wettelijke regels te verduidelijken. Het hoge aantal signalen dat het CBP sinds die tijd heeft ontvangen, was voor het CBP mede reden om een aantal bedrijven in de betreffende sectoren aan te spreken. Het CBP constateerde dat bij het afsluiten van abonnementen, bijvoorbeeld bij een sportschool of een wellnesscentrum om een kopie paspoort werd gevraagd. Een organisator van een groot publieksevenement vroeg aan iedereen die zich wilde inschrijven een kopie van hun identiteitsbewijs. Bovendien weigerde deze organisator een kopie te accepteren waarop het burgerservicenummer (BSN) en de foto waren afgeschermd. Het CBP nam ook contact op met een zwembad, een handelaar in metalen en een containerreinigingsbedrijf. De onderzochte bedrijven hebben verklaard dat zij inmiddels geen kopieën van identiteitsbewijzen meer maken en de in bezit zijnde kopieën vernietigen.
Nuttige informatie vond ik ook nog op
http://www.mijnprivacy.nl/Vraag/Kopie-identiteitsbewijs/Paginas/Kopie-identiteitsbewijs.aspx:
Wat kan ik doen als een bedrijf of organisatie een kopie van mijn identiteitsbewijs wil maken? Vraag aan het bedrijf of de organisatie waarom het nodig is om een kopie (of scan) van uw identiteitsbewijs te maken. Meestal is het genoeg om uw identiteitsbewijs, zoals uw paspoort of identiteitskaart, te laten zien.
Wettelijke verplichting
Soms is het noodzakelijk om bepaalde gegevens van uw identiteitsbewijs over te nemen of het te kopiëren. Dat moet als het in de wet staat. Uw werkgever bijvoorbeeld is verplicht een kopie van uw identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren. Het bedrijf of de organisatie moet u informatie geven over deze wettelijke verplichting.
Kopie zonder wettelijke verplichting
Is er geen wettelijke verplichting om een kopie van uw identiteitsbewijs te maken maar wil een bedrijf of organisatie dit toch doen? U kunt ervoor kiezen om een kopie van uw identiteitsbewijs af te geven maar het risico voor uzelf zo klein mogelijk te maken.
BSN afschermen
U kunt aan het bedrijf of de organisatie te vragen om bij het kopiëren uw burgerservicenummer (BSN) af te schermen. Of u maakt zelf op de kopie uw BSN onleesbaar. Zo komt uw BSN niet terecht bij bedrijven of organisaties die uw BSN niet mogen verwerken.
Let op: uw BSN staat op twee plaatsen in uw identiteitsdocument. Ten eerste onder ‘persoonsnummer’ en ten tweede in de regels met letters en cijfers onder aan uw identiteitsdocument.
Foto afschermen
De pasfoto op uw identiteitsbewijs is een zogeheten bijzonder persoonsgegeven. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige persoonsgegevens, die iets zeggen over bijvoorbeeld ras, gezondheid of geloofsovertuiging. Misbruik van deze gegevens kan leiden tot bijvoorbeeld discriminatie of uitsluiting van de betreffende persoon.
Wilt u niet dat het bedrijf of de organisatie over deze gegevens van u beschikt, vraag dan om bij het kopiëren uw foto af te schermen. Of maak zelf op de kopie uw foto onzichtbaar.
Melding op kopie maken
U kunt op de kopie schrijven voor welke instantie de kopie is bedoeld en daarbij de datum vermelden waarop u de kopie afgeeft. Op die manier beschermt u zichzelf tegen identiteitsfraude.
Kopie terugvragen
In sommige situaties kunt u de kopie van uw identiteitsbewijs terugvragen, bijvoorbeeld als u uitcheckt bij een hotel.
Tot zover mijnprivacy.nl
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
TIP
Vergelijk offertes van uitvaartondernemers via de site Uitvaartmarkt.nl
TIP
Bezoek ook eens de video-adviesrubriek: Infotheek - reportages - kijkersvragen - juridische vragen en antwoorden (klik hier).
Bijvoorbeeld: Wie is verantwoordelijk voor de kosten van de uitvaart?
