Bewaren van verlof tot crematie
11 maart 2008
Vraag nummer: 5267 (oude nummer: 10423)
Geachte heer,
Kunt u mij zeggen hoelang ik een verlof tot crematie moet bewaren na de crematie en na de definitieve asbestemming.
Bedankt E. van den Wijngaaard
Crematorium "Zuylen|" Breda
Antwoord:
Geachte heer,
U hoeft het verlof tot crematie niet te bewaren, wettelijk gezien. Als uw medewerkers geconstateerd hebben dat het verlof er is en alle gegevens kloppen, zoals de gegevens die de uitvaartverzorger heeft aangereikt en het document dat de kist begeleidt, dan heeft het zijn functie gehad. Wat dat betreft kan het meteen na de crematie, nadat de persoonsgegevens in uw administratie/register zitten, worden weggegooid.
Ik heb zelf de neiging om alle papieren desalniettemin toch een tijd te bewaren. Stel dat ergens om de een of andere reden toch 'gedonder' over komt, dan heb je toch nog een compleet archiefje. En als ergens 'gedonder' komt, kan het zijn dat mensen of instanties vragen gaan stellen over bijkomstige zaken. Je kunt dan wel zeggen en beargumenteren dat je het verlof tot cremeren niet hoefde te bewaren - dat is ook zo - maar het is dan makkelijker en vooral vertrouwenwekkend dat je het eventueel kunt laten zien. Er zal niet snel een discussie zijn dat er niet gecremeerd had mogen worden, maar het verlof bevat wel de persoonsgegevens van de overledene uit de meest betrouwbare bron. De uitvaartverzorger kan zich vergissen, zelfs de familie kan zich vergissen qua doopnamen en geboortedatum van de overledene, maar het verlof is een authentiek document waar u op mag vertrouwen. Nu kloppen de gegevens van de gemeente ook niet altijd (ik heb zelf ook meegemaakt dat de naam van een van mijn kinderen verkeerd in de Gemeentelijke Basisadministratie stond, na een verhuizing), maar formeel moet men er wel van uitgaan tot het tegendeel bewezen is.
Het lijkt me verstandig, wat u eigenlijk zelf al schrijft, om de gegevens te bewaren tot na de definitieve asbestemming. En dan nog een jaartje of zo voor alle zekerheid. En vervolgens mag een deel van het dossier door de papierversnipperaar. De kerngegevens van uw administratie, wie ooit bij u gecremeerd is en wat er met de as is gebeurd, moet u in principe altijd blijven bewaren (het register als bedoeld in artikel 50 Wlb en artikel 10 Besluit op de lijkbezorging kent geen tijdslimiet, de gegevens moeten er over 100 jaar nog zijn). Maar dat geldt niet voor de onderliggende documenten, zoals het verlof, aan de hand waarvan u die gegevens in uw administratie hebt opgenomen.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
