Wettelijke registratie formulier
12 maart 2007
Vraag nummer: 4689 (oude nummer: 9008)
Ben werkzaam op de algemene begraafplaats te soest. Hoelang moet je het registratieformulier bewaren van een overledene? De wettelijke lijkrust is 10 jaar, moet je het formulier minimaal ook zolang bewaren? Groet Arie
Antwoord:
Geachte heer,
Wat bedoelt u met het registratieformulier?
Men heeft op een begraafplaats met 2 zaken te maken: het register en het formulier/document dat met de kist mee wordt aangeleverd.
1. Het (wettelijk voorgeschreven) register is eigenlijk gewoon (een onderdeel van) de administratie. Men moet in get register terug kunnen vinden wie wanneer waar op precies welke plek van de begraafplaats begraven is. De (persoons)gegevens die voor het register nodig zijn, kan men voor de administratie overnemen van het verlof tot begraven. Als de gegevens overgenomen zijn, is er geen verplichting om het verlof tot begraven te bewaren. Ik zou het zelf voorzichtigheidshalve wel 10 jaar doen, zodat als er ooit ergens een probleem of vraag opduikt, het officiële verlof voorhanden is. Bijvoorbeeld bij verkeerde data of doopnamen.
Deze gegevens van het register moeten tot in de eeuwigheid bewaard worden; als de begraafplaats ooit opgeheven wordt, moeten de gegevens naar het gemeentearchief (dat staat niet uitdrukkelijk in de Wet op de lijkbezorging, dat is al een normale regel voor een gemeente). Als een kerkelijke begraafplaats wordt opgeheven, moet het register ook naar het gemeentearchief (dat staat wel uitdrukkelijk in artikel 27 Wet op de lijkbezorging, want is geen normale regel).
2. Ook wettelijk voorgeschreven is dat als er een kist op de begraafplaats wordt aangeleverd, er een document is met een uniek nummer, dat ook op de kist staat. Dit om persoonsverwisseling te voorkomen. Zie artikel 8 Wet op de lijkbezorging.
Men kan ook een kopie van het verlof tot begraven met een handgeschreven nummer hiervoor gebruiken. Da's wel zo makkelijk.
Dit document hoeft helemaal niet te worden bewaard. Nadat door een medewerker van de begraafplaats het nummer op het document met dat op de kist is vergeleken, kan het weg worden gegooid. Het heeft geen zin het document te bewaren, want de kist met het nummer vergaat. En dus is het nummer toch niet meer te controleren. En de persoonsgegevens heeft men al aan de hand van het verlof tot begraven.
Waarom volstaat dan niet alleen het verlof tot begraven en heb je een apart document of formulier nodig? Het document 'dwingt' de uitvaartondernemer om nog eens extra te checken wie in welke kist ligt en de kist en de papieren door een nummer met elkaar te linken. Het blijkt in de praktijk nodig, want zo af en toe komen toch kistverwisselingen voor. Dat risico heb je al snel met veel 'confectie-kisten' van tegenwoordig, in de wat grotere rouwcentra.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
