Bijhouden register door anderen dan de gemeente
13 mei 2004
Vraag nummer: 3118 (oude nummer: 4306)
Geachte Heer van der Putten,
Ik heb de volgende vraag aan u. Een Gemeente is wettelijk verplicht om van hun begraafplaats een register bij te houden van uitgifte van graven,registratie rechthebbenden, vergunningen verlenen enz. enz.
Is een gemeente verplicht om dit door eigen gemeente personeel te laten doen of mag een gemeente deze wettelijke registratie uitbesteden aan derden, b.v. een uitvaartverzorgingsbedrijf of aan een begrafenisvereniging.
Nml. de burgemeester geeft aan dat dit wettelijk een aangelegenheid is wat wettelijk door eigen personeel moet gebeuren. Uw antwoord tegemoet ziende met vriendelijke groet.
Antwoord:
Geachte heer of mevrouw,
Nee, dat klopt niet helemaal. De houder van een begraafplaats is alleen wettelijk verplicht om een register bij te houden van de graven en wie daar begraven is (los van de vraag wie rechthebbende is en wat het voor soort graf betreft). Men hoeft wettelijk geen register te houden van vergunningen voor grafmonumenten. Men moet wel een administratie (geen openbaar register) voeren van het soort grafrechten, wie rechthebbende is en dergelijke. Maar er is geen expliciete wettelijke verplichting. Het is een indirecte verplichting die voortvloeit uit het aangaan van contracten of het afgeven van beschikkingen inzake grafuitgifte, dat men die contracten of beschikkingen ook administreert. Anders heb je geen overzicht wat je aan verplichtingen ben aangegaan. Als je geen administratie voert weet je niet of een graf al gereserveerd is, bijvoorbeeld.
Een gemeente mag het voeren van het register en de administratie uitbesteden aan derden. Het is geen exclusief wettelijke taak voor gemeenten. Per slot geldt voor houders van kerkelijke begraafplaatsen en begraafplaatsen van stichtingen exact hetzelfde. Maar het is natuurlijk een eigen keuze van de gemeente om het wel of niet uit te besteden.
Er is wel een probleem voor een gemeente om het administratieve werk uit te besteden en dat is dat de kosten die de gemeente in rekening brengt, belastingen zijn. Het in rekening brengen van de kosten is iets wat natuurlijk direct gekoppeld is aan de administratie. Je administreert een handeling en stuurt een factuur/belastingaanslag. Maar een uitvaartverzorgingsbedrijf of een begrafenisvereniging kan natuurlijk geen belasting opleggen aan een burger. Je hebt er als gemeente helemaal niets aan, als een derde het register en de administratie voert, maar je daarnaast zelf ook nog een administratie moet voeren om je belastingaanslagen te kunnen versturen voor een begrafenis, een grafuitgifte, een verlenging of een vergunning voor een monument.
Het kan anders, als de gemeente de hele exploitatie van de begraafplaats uit handen geeft. Dat gaat dus veel verder dan het beheer van de administratie. Dan kan de exploiterende partij of beherende partij zelf de tarieven vaststellen en als niet-overheid gewone burgerlijkerechtelijke facturen sturen.
Lastig lijkt mij trouwens ook, als een uitvaartverzorgingsbedrijf of een begrafenisvereniging de administratie van een gemeentelijke begraafplaats moet doen. De regels voor grafuitgifte en alles er om heen staan immers in verordeningen. Je kunt wat mag en niet mag en waarom, niet zomaar vergelijken met een privaatrechtelijke begraafplaats of een bedrijf. Er zijn grote verschillen, vooral als het gaat om verschillende uitleg van bepalingen, conflicten, strijd met de verordening en dergelijke. Dan zijn er heel andere procedures en moet degene die het uitvoert een bepaalde ambtelijke scholing hebben. Ik denk, nee ik weet bijna wel zeker, dat het fout gaat als de uitvoering van een verordening in handen komt van een niet-overheid.
Ik meen dat een gemeentelijke begraafplaats administratief helemaal door een gemeente moet worden beheerd. Ik zie administratief werk door derden eigenlijk alleen maar tot dubbel werk of problemen leiden.
Als de gemeente wat wil uitbesteden kan dat, maar moet ze het héle beheer en de exploitatie uit handen geven. Dan kan er een reglement komen in plaats van een verordening, kunnen tarieven privaatrechtelijk worden behandeld en dan kunnen ook privaatrechtelijke partijen zoals een uitvaartverzorgingsbedrijf of een begrafenisvereniging dat doen. Die hebben dan ook niet meer te maken met bestuursrecht en interne overheidsregelingen.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
