Bewaartermijn dossiers
25 oktober 2024
Vraag nummer: 69196
Beste Willem,
Ik heb al eens eerder aan je gevraagd naar de bewaartermijn van de dossiers van de graven.
Wij hebben tot nu toe nog alles vanaf het begin van het uitgeven van een graf in een dossier zitten.
Volgens de archiefwet zouden de stukken van de graven na 7 jaar vernietigd moeten worden.
7 jaar vind ik wel heel erg snel om alles te vernietigen.
Kun jij hier meer duidelijkheid in verschaffen?
Antwoord:
Geachte mevrouw (ik blijf in de rubriek altijd neutraal in mijn begroetingen),
Mijn advies is om nooit dossiers van een begraafplaats te vernietigen, als het gaat om besluiten tot uitgifte van een graf, besluiten tot verlenging van een grafrecht en correspondentie daarover. Idem besluiten tot het vervallen verklaren van een grafrecht, correspondentie daarover, vergunning voor plaatsing van een gedenkteken etc.
Oude besluiten over het verlenen van een grafrecht en het overschrijven van een grafrecht kunnen soms veel verder strekken dan een simpele uitgifte of overschrijving. Er waren in veel, vooral kleinere, gemeenten (en die waren er vroeger heel veel) vaak geen beheersverordeningen. De rechten en plichten van de gemeente en rechthebbenden van graven stonden vaak in de besluiten. Die besluiten strekken daarom veel verder dan de simpele uitgifte van een graf; zij bepalen soms de inhoud van een grafrecht over termijnen van 1 of 2 eeuwen.
Met andere woorden: er zitten soms ingrijpende rechtsgevolgen vast aan allerlei besluiten en regelingen. Het zou buitengewoon onjuist en onverstandig zijn die besluiten te vernietigen. Een 'gewone' archiefmedewerker of administratief medewerker kan dat niet altijd beoordelen. Ik ben er daarom voorstander en pleitbezorger van om zo veel mogelijk te bewaren.
In deze adviesrubriek staan bijvoorbeeld een aantal voorbeelden van de gemeente Westland. Die gemeente is ruim 20 jaar geleden ontstaan door een fusie van een aantal gemeenten. Bij het samenvoegen van beheersverordeningen van de rechtsvoorgangers - de oude gemeente zeg maar - is een aantal vergissingen begaan. Die vergissingen zijn alleen te begrijpen en te herstellen door oude besluiten en regelingen te hebben en te kunnen raadplegen. Zie voor een recent voorbeeld vraag 67836 'Verlengen grafrechten met 371656% (belangrijke ontdekking!)'.
Of zie vraag 69013 'Opeens nieuwe onderhoudskosten na overschrijving graf' van vorige maand, 23 september 2024. Het kunnen consulteren van oude stukken is en blijft belangrijk. Niets weggooien!
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
TIP
Nieuwe site voor mensen die zelf de regie over hun overlijden in handen willen hebben:
www.exit.nl. Met:
- documenten voor medische beslissingen: euthanasieverklaring, volmacht, behandelverbod etc.;
- uitvaartwensen vastleggen;
- een eenvoudige crematie regelen.
TIP
Een uitvaart zoals u dat wilt, zonder compromisssen. Regel hier uw uw exclusieve begrafenis of crematie.
TIP
Bezoek ook eens de video-adviesrubriek: Infotheek - reportages – kijkersvragen - juridische vragen en antwoorden.
Zoals: Wie is verantwoordelijk voor de kosten van de uitvaart?
TIP
Melden van overlijden. Landelijk gratis meldnummer overlijden: 0800-783 73 43.
TIP
Regel hier uw begrafenis of crematie.
TIP
www.urnenwinkel.nl. De mooiste collectie urnen voor de beste prijs.
